“硬件”環境的改善僅是提高工作效率的一個方面，而更為重要的往往是“軟件”條件――辦公人員的綜合素質，尤其是心理素質。這個觀點正在被越來越多的“白領”們所接受。
當人們走進辦公區時的情緒是積極的、穩定的，就會很快進入工作角色，不僅工作效率高，而且質量好；反之，情緒低落，則工作效率低，質量差。如果在辦公區內，工作人員善于協調與控制自己的情緒，就會生機盎然，充滿活力，卓有成效。
在日常工作中，人際關系是否融洽非常重要?；ハ嘀g以微笑的表情體現友好熱情，溫暖，以健康的思維方式考慮問題，就會和諧相處。工作人員在言談舉止，衣著打扮，表情動作等表情中，均可體現出健康的心理素質。
在辦公室里接打電話，也能體現出工作人員的心理素質與水平。微笑著平心靜氣地接打電話，會令對方感到溫暖親切，尤其是使用敬語、謙語收到的效果往往是意想不到的。不要認為對方看不到自己的表情，其實，從打電話的語調中已經傳遞出了是否友好、禮貌、尊重他人等信息了。
辦公室的桌椅及其他辦公設施，均需要保持干凈、整潔、井井有條。正如魯迅先生所說，“幾案精嚴見性情”那樣，心理狀態欠佳，必然在幾案或其他方面體現出來。
總之，辦公室內的軟件建設是需要在心理衛生方面下一番力氣的，因為“精神污染”從某種意義上比大氣、水質、噪聲等污染更為嚴重，它會渙散人們工作的積極性，乃至影響工作效率、工作質量。
為此，建議在辦公室內不斷提高心理衛生水平，不妨從以下幾個方面努力探討一番：
一、學會選擇適當的心理調適方式，使工作人員不被“精神污染”。
二、領導主動關心員工，了解員工的情緒周期變化規律，根據工作情況，采取放“情緒假”的辦法。
三、工作之余，組織一些文娛體育活動，不僅豐富了生活，而且運用了積極方式宣泄不良情緒。
四、建立心理宣泄室。
五、有條件的單位可建立員工心理檔案，并定期組織“心檢”，不要等到問題嚴重了，才尋求解決的辦法。
六、經常組織一些“健心活動”，使工作人員能夠經常保持積極向上、穩定的情緒，掌握協調與控制消極情緒的技巧與方式。
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